Comment organiser, planifier et optimiser une tournée de livraison avec plusieurs étapes ?

25 Déc 2023 | Logistique

Planifier et optimiser une tournée de livraison représente une compétence cruciale pour toute organisation visant à gagner en efficacité dans sa logistique. La gestion des tournées n’est pas seulement une question d’organisation, mais aussi d’adaptation en temps réel aux imprévus du trafic routier et de la livraison du dernier kilomètre.

Avec l’avènement des solutions logicielles avancées, l’optimisation de tournées de livraison est devenue plus accessible, permettant ainsi de gagner du temps et de réduire les coûts significativement. Ces outils prennent en compte les mises à jour instantanées du trafic, facilitant la planification et l’ajustement des horaires de livraison. De plus, une bonne stratégie de tournée prend en considération les ressources matérielles et humaines, comme les chauffeurs livreurs, pour créer un itinéraire de livraison efficace et fiable.

Dans les paragraphes suivants, nous vous donnons les clés pour que votre entreprise puisse tirer parti de ces avancées pour faciliter la planification, l’optimisation des parcours et s’assurer que chaque produit atteigne sa destination en temps voulu.

Découvrez comment transformer les défis logistiques en opportunités stratégiques pour votre entreprise :

Étape 1 : récupérer les informations clés

Le métier de coursier à vélo demande de la rigueur pour organiser une tournée de livraison. Une bonne optimisation est nécessaire car en moyenne un livreur parcourt une distance de 80 à 130 km dans la journée, sa capacité de livraison des marchandises dépend du vélo qu’il utilise. À savoir un simple vélo fixe, de course ou un vélo de type cargo.

Les coordonnées de vos clients à jour

Pour entrer en contact avec une société de coursier à vélo, le client dispose de 3 solutions. Utiliser son téléphone pour appeler, envoyer un mail ou bien choisir le formulaire de contact sur le site internet. Dans la foulée, l’interlocuteur collecte les coordonnées et les données du client. Il peut les classer manuellement dans une base de données ou bien intégrer un logiciel qui se charge du classement.

Les informations de contact sont généralement les nom, prénom, numéro de téléphone, mail et adresse de facturation. Quant aux données pour prendre le service en compte, il s’agit de : l’adresse de récupération, l’adresse de livraison, le délai, le colisage.

Toutes ces données permettent de calculer le nombre de kilomètres et d’établir un tarif de livraison et le coût de vos tournées. L’ensemble de ses informations collectées permettent d’optimiser les tournées de livraisons mais aussi d’améliorer les opérations commerciales et marketing de la structure. Un travail régulier et rigoureux améliorera considérablement les performances.

Les éventuelles particularités pour les livraisons

Chaque transport et/ou intervention est unique. Le service de coursier à vélo est un service sur mesure, qui se personnalise en fonction des cas et des contraintes de chacun. La satisfaction du client est essentielle, pour cela il faut être à l’écoute de ses besoins et savoir adapter sa manière de travailler.

Prendre correctement l’ensemble des informations lors de la commande permet un gain de temps important et une économie de coût. Et ce dès le premier contact, il se peut qu’il faille se rencontrer pour organiser l’ensemble des procédures et opérations liées à la logistique et de visualiser si les colis sont encombrants, dangereux, fragile ou si la course est urgente.

Il faut dans tous les cas fournir un contact privilégié et éviter toute ligne avec une boîte vocale. L’ensemble de ses informations, permet au dispatch armé de son outil informatique d’organiser les points de livraison, en fonction des adresses du client, du trafic, du nombre de courses et de l’optimisation de ces dernières.

La disponibilité des ressources humaines et matérielles

À Marseille, l’équipe de La Courserie est composée de 7 membres actifs en Novembre 2023. Afin de planifier les ressources humaines et matérielles, un planning est fait pour chaque semaine. Pour faciliter la planification et gagner du temps des horaires de livraison et de travail sont attitrés à chacun des livreurs. Idéalement garantir à chacun une masse de travail équitable, à savoir la même distance, soit le nombre de kilomètre moyen parcouru, et d’étapes pointées. Une étape représente une adresse livraison.

À La Courserie, les ressources matérielles sont les suivantes : 3 vélos de courses cargo électrifiés et 7 vélos de course musculaire avec sac à dos. Les vélos cargo sont motorisés et entretenus régulièrement. Une telle rigueur permet de gagner du temps, d’être efficace en tournée de livraison pour livrer les marchandises.

Étape 2 : Sélection d’une stratégie d’optimisation de tournées adaptée

Voici un aperçu de quelques logiciels pour optimiser une tournée de livraison :

Cyke

Le logiciel Cyke est créé par la coopération Cargonautes (ex Olvo). Développé en 2019 et initialement appelé Pédalo, ce logiciel offre une solution à l’ensemble des cyclo-logisticiens de s’équiper d’une interface d’optimisation des tournées entre autres. Livré de manière intégrée, il s’adapte à chaque entreprise, chaque client, chaque contrainte. Du côté des entreprises, ce logiciel est utilisé par le dispatch. L’outil est allumé dès le début de la journée, l’objectif au petit matin est la planification des tournées de livraison. Une fois ce travail fait, il faut optimiser les itinéraires qui sont calculés à vol d’oiseaux.

Chaque trajet est estimé en temps réel et permet d’estimer le temps nécessaire pour effectuer l’ensemble des livraisons. Cyke assure le suivi de l’entretien des véhicules de transports et son coût, à savoir les vélos cargo et/ou triporteurs. Du côté des clients, ils disposent d’un espace client. Cet outil lui permet entre autres de suivre en direct les étapes de la livraison, d’enregistrer un carnet pour organiser ses livraisons, d’avoir un accès aux statistiques et de modifier les créneaux horaires.

Deki

Deki, éditeur de logiciel dédié à une logistique vertueuse, a développé un outil qui permet aux sociétés de livraison décarbonées, d’optimiser leurs tournées et de faciliter la gestion de leur activité. Dans cet outil, vous retrouverez un algorithme d’optimisation des tournées qui va permettre aux livreurs d’avoir une tournée optimisée en garantissant l’impact le plus faible.

Cela permet une diminution de la distance parcourue, des trajets à vide et un meilleur usage du temps de travail des livreurs. Surtout, il permet pour les sociétés de livraison et les clients de quantifier et visualiser les économies de GES et les gains sur la décongestion de nos villes.

Everest

Everest est une solution destinée aux professionnels de la livraison. Actuellement Everest est l’un des rares logiciel de gestion à proposer une solution de paiement intégré. Les entreprises peuvent parcourir leurs ressources et leurs livraisons de façon plus simple et intuitive. C’est un logiciel tout-en-un ; prise de commande, dispatch, facturation et gestion de l’équipe sur le terrain. Le centre de contrôle de l’application permet de piloter l’ensemble des zones d’opérations, d’optimiser ses tournées de livraison, d’évaluer les distances, la capacité, et d’analyser les données de la société.

Pour chaque, intervention, point ou étape à livrer, les coursiers et livreurs sont connectés à l’application sur leur téléphone. Du côté du client, il dispose d’un espace personnalisé comme la plupart des plateformes ; ils peuvent passer commande, avoir un suivi et consulter leurs factures. Grâce à l’algorithme, la géolocalisation des livreurs et le suivi des livraisons en temps réel avec le mapping sont des outils très appréciés des utilisateurs.

Les clients sont aussi demandeurs d’outils personnalisés. Everest a su le prendre en compte, en effet pour une meilleure organisation les notifications et la traçabilité se paramètre selon le public. Ce tout permet aux entreprises de la cyclogistique de performer en termes d’activité et d’atteindre leurs objectifs de gain.

Étape 3 : Configuration du logiciel de tournées selon vos spécificités professionnelles

Les logiciels d’optimisation des tournées sont des outils qui permettent d’être efficace et de réduire les coûts si et seulement s’ils sont parfaitement paramétrés. Pour une meilleure utilisation du service, les entreprises de cycle logistique doivent s’assurer de planifier correctement leur espace à savoir, la grille tarifaire, les zones de livraison, les créneaux de livraison, les colisages de marchandises, les navettes ainsi que les fichiers clients.

Chacune de ces données sont personnalisables en fonction du public visé et permettent de planifier une logistique et une gestion sur mesure. Du côté du client, il doit veiller à rentrer correctement les adresses enregistrées dans un carnet client afin d’établir une planification des tournées de livraison. Ce dernier est modifiable à souhait en fonction des cas et besoins. Également il doit s’assurer que les horaires de livraison, le type de colis, la zone des itinéraires de livraison et la grille tarifaire correspondent au contrat établi.

Étape 4 : Définir les types de livraisons ?

Pour livrer avec une société de livraison du dernier kilomètre comme La Courserie à Marseille, il y a deux possibilités : prévoir des livraisons régulières ou commander une course de façon spontanée. 

Les tournées régulières

Si une entreprise ou un particulier souhaite faire livrer régulièrement de chez lui les mêmes points selon les mêmes créneaux horaires alors des tournées de livraisons fixes sont organisées. Elles peuvent être programmées quotidiennement, mensuellement, hebdomadairement. Un système de navette programmée est mis en place.

Toutes ces conditions sont personnalisables selon la demande du client et peuvent être modifiées à tout moment. Ces tournées permettent aux entreprises de se décharger pleinement de la partie cyclo logistique, elle est assurée d’avoir un partenaire de confiance qui s’occupera de son service de A à Z. 

Les livraisons spontanées

Les livraisons spontanées sont des courses demandées dans l’heure, le jour même ou programmées plusieurs jours auparavant. Elles ne sont pas régulières et ne se répètent pas dans le temps. Une course spontanée peut devenir une course régulière si le client en ressent le besoin. 

Ce type de course demande à l’entreprise de livraison à vélo de s’adapter pour répondre à tout moment aux besoins du client malgré le trafic routier. Il est donc nécessaire d’avoir une flotte de vélos et une équipe de chauffeurs livreurs qui puissent effectuer les courses de manière réactive. Pour les courses en urgence le rôle du dispatch est majeur, il doit être capable d’organiser des tournées et de coordonner des parcours de livraison.

Étape 5 : Affinement et ajustement des parcours de livraison

L’un des rôles majeurs du dispatch est de rester vigilant et de savoir réajuster toutes les tournées en temps réel pour réduire les distances ou ajouter des courses. Il doit être à l’aise avec l’utilisation des outils de gestion et connaître toutes ses fonctionnalités. Son objectif est de réaliser des performances financières à la société de livraison tout en veillant sur la planification des itinéraires de distribution.

Ainsi, un coursier à vélo doit être à l’écoute du dispatch pour pouvoir changer le plan de tournée. Réajuster des tournées en direct et en dernière minute demande une très bonne gestion des tournées et optimisations des itinéraires. Le dispatch se doit d’être vif pour proposer une solution et ainsi réaliser l’ensemble de courses dans un temps donné.

Astuces pour réduire l’empreinte carbone et optimiser une tournée de livraison

La livraison à vélo est une solution décarbonée. Elle devient très populaire dans les villes ou le plan de ZFE (Zone à Faible Émissions) est mis en place. C’est une solution d’optimisation, de planification urbaine. Les avantages principaux sont évidents, ils permettent de désengorger la ville et de proposer de meilleures conditions de vie aux citadins. En effet, le vélo ne pollue pas et n’émet aucune nuisance sonore. 

Pour réduire leur empreinte carbone et favoriser la RSE, des entreprises font souvent appel aux entreprises de livraisons du dernier kilomètre à vélo. Que ce soit pour des courses régulières de livraison de repas, de livraisons de produits fins, ou bien de courses en dernière minute.